Trong phần II, chúng ta sẽ chuyển từ khuôn khổ ý niệm chung và việc ứng dụng hạn chế sự hiểu biết luồng công việc tới việc thực thi đầy đủ và các bài luyện tập tốt nhất. Chương trình này cung cấp cho mọi người sự thoải mái mà họ chưa từng được trải nghiệm. Cuối cùng, tôi sẽ cung cấp một chuỗi logic các công việc để làm, rất dễ dàng để bạn thực hiện và thu được giá trị tốt nhất từ những kỹ năng này.
Thực thi tận lực hay ngẫu hứng sẽ mang lại nhiều “bí quyết”?
Nếu bạn không chắc chắn sẽ dốc sức làm theo các phương pháp này, tôi cam đoan với bạn, phương pháp này sẽ tạo ra “những bí quyết” về giá trị con người tuyệt vời. Đôi khi, chỉ một bí quyết hay có thể khiến nó xứng đáng với lời cam đoan này: ví dụ, nhiều người nói với tôi, điều tốt nhất họ thu được từ cuộc hội thảo hai ngày của tôi là lời khuyên lập và sử dụng một hồ sơ ghi nhớ. Các bí quyết không phải là phần quá thông minh, quá tỉnh táo của chúng ta. Phần thông minh của chúng ta tạo ra những việc để làm còn phần không quá thông minh phản hồi gần như tự động, tạo nên hành vi đem lại các kết quả cao. Chúng ta đánh lừa bản thân để làm những gì phải làm.
Đặt bản thân vào một trạng thái tốt dễ hơn là cảm thấy mình được đặt vào một cách làm tốt hơn.
--O. H. Mowrer
Ví dụ, nếu bạn là nhà huấn luyện bán chuyên nghiệp như tôi, bạn có thể có những bí quyết nhỏ để huấn luyện. Bí quyết hay nhất của tôi là trang phục. Khi mặc trang phục huấn luyện, tôi sẽ cảm thấy thích công việc huấn luyện; nếu không, tôi sẽ cảm thấy thích làm công việc khác.
Hãy xem xét một ví dụ về bí quyết hoạt động năng suất thật sự. Bạn phải mang công việc về nhà làm và phải mang đến công ty vào ngày hôm sau. Đó là nhiệm vụ quan trọng bạn không được quên vào ngày hôm sau. Vậy bạn sẽ để nó ở đâu trước khi đi ngủ? Bạn để nó trước cửa hay cạnh chùm chìa khóa để chắc chắn mang theo? Với công việc này bạn phải có trình độ cao hơn. Đó là một công nghệ tự quản lý phức tạp thiết lập trong cuộc sống của bạn. Phần thông minh của bạn đêm hôm trước biết rằng phần không quá thông minh có thể tỉnh táo vào buổi sáng hôm sau: “Cái gì ở trước cửa thế này?! Ồ, đúng rồi, mình phải mang nó theo!”.
Đó là bí quyết tôi gọi là “đặt trước cửa”. Đối với mục đích của chúng ta, “cánh cửa” là cửa của tâm trí bạn, không phải của nhà bạn. Nhưng nó mang cùng một ý nghĩa.
Ngay bây giờ, nếu bạn cầm một cuốn lịch và xem xét các công việc trong hai tuần tới, bạn sẽ thốt lên ít nhất một lần: “Cuốn lịch đó nhắc tôi cần_____”. Sau đó, bạn đặt suy nghĩ gia tăng đó vào một nơi có thể khiến bạn hoạt động, cảm thấy tốt hơn, đầu óc rõ ràng hơn và làm việc tích cực hơn. Đó không phải là một kế hoạch khắt khe mà là một bí quyết hay.
Bây giờ, nếu bạn lấy hai tờ giấy trắng, một chiếc bút và tập trung ba phút về công việc tuyệt vời nhất trong tâm trí, tôi đảm bảo bạn sẽ có ít nhất một lần thốt lên: “Ồ, vâng, tôi cần xem xét _____”. Sau đó, viết những gì hiện ra trong tâm trí bạn lên giấy và đặt nó ở nơi bạn thường nhìn thấy. Bạn sẽ không thông minh hơn so với 10 phút trước, nhưng bạn sẽ có giá trị tăng thêm cho công việc và đời sống.
Học cách quản lý luồng công việc theo nguyên tắc “thắt lưng đen” là mặc trang phục và luyện tập để những suy nghĩ thiết yếu diễn ra tự động. Việc sắp xếp thời gian, không gian và công cụ vào đúng vị trí là phương pháp đáng tin cậy khiến công việc diễn ra trôi chảy ở mức độ mới.
Nếu bạn thật sự muốn tạo một bước nhảy lớn trong hệ thống quản lý nhân sự, bạn nên quan tâm nhiều hơn đến chi tiết và tuân theo những hướng dẫn tổng thể. Tổng thể luôn tốt hơn bộ phận. Bạn cũng sẽ khám phá ra việc tiến hành chương trình này sẽ tạo ra quá trình làm việc thật sự trong cuộc sống của bạn ngay bây giờ. Bạn sẽ làm nhiều công việc bạn muốn làm theo cách mới mẻ và hiệu quả có thể khiến bạn ngạc nhiên.
Dành thời gian
Bạn nên dành thời gian bắt đầu tiến trình này và chuẩn bị một chiếc máy vi tính cùng các vật dụng và công cụ thích hợp. Nếu mọi điều kiện đã đầy đủ và sẵn sàng, nó có thể giúp bạn thoát ra khỏi những việc linh tinh, thậm chí còn khiến bạn bị cuốn vào công việc. Đối với hầu hết mọi người, khung thời gian lý tưởng là hai ngày trọn vẹn (đừng trì hoãn vì lý do không có nhiều thời gian, hãy nghĩ: sẽ rất hữu ích nếu làm bất cứ hoạt động nào dù thời gian bạn bỏ ra nhiều hay ít. Lợi ích từ các kỹ năng và nguyên tắc này không nhất thiết bó hẹp trong hai ngày − chúng sẽ mang lại kết quả ngay lập tức, quá trình thực hiện tiến trình thu thập đầy đủ có thể mất 6 tiếng hoặc hơn. Việc xử lý và quyết định hành động những công việc bạn muốn làm và đưa vào hệ thống có thể mất thêm 8 tiếng nữa. Tất nhiên, bạn cũng có thể thu thập và xử lý nhiều việc linh tinh, nhưng sẽ dễ dàng hơn nếu bạn giải quyết nhất quán công việc bằng một cuộc đột kích.
Thời gian lý tưởng để tôi làm việc với một chuyên gia là cuối tuần hay ngày nghỉ do không bị ảnh hưởng bởi sự xáo động bên ngoài. Nếu làm việc với ai đó vào ngày làm việc bình thường, trước tiên, tôi phải chắc chắn không có cuộc họp nào và chỉ cho phép những trường hợp khẩn cấp ngắt quãng. Tôi không tán thành việc dùng từ “sau nhiều giờ” cho công việc này. Thông thường, nó giảm đáng kể sức mạnh và có xu hướng bắt kịp “những dấu chân thỏ” .
Đối với nhiều giám đốc điều hành làm việc cùng tôi, việc nắm giữ công việc trong hai ngày liền là phần khó nhất của toàn bộ tiến trình − đòi hỏi luôn sẵn sàng với những cuộc họp và giao tiếp khi họ đang “làm việc” rất khó bỏ đi. Đó là lý do tại sao chúng ta thường phải viện đến những ngày cuối tuần. Nếu bạn làm việc trong văn phòng, sẽ khó khăn hơn khi để dành khối thời gian vừa đủ của một ngày làm việc bình thường.
Bản thân quá trình này không quá “thiêng liêng” mà nó chỉ mất nhiều năng lượng huyền bí để thu thập và xử lý lượng công việc lớn, nhất là khi chúng được “mở”, “chưa quyết định” hay “bị ngưng trệ” trong thời gian quá dài. Sự ngắt quãng có thể khiến bạn mất gấp đôi thời gian để vượt qua. Nếu bạn trở lại con số 0 trong một khoảng thời gian nhất định, nó sẽ tạo cho bạn cảm giác điều khiển và hoàn thành rất lớn, phóng thích nguồn cung cấp năng lượng và sự sáng tạo. Sau đó, bạn có thể duy trì hệ thống đó với nỗ lực ít hơn xung quanh và “ở giữa ranh giới” của một ngày bình thường.
Tạo không gian
Bạn cần một không gian làm việc giống như buồng điều khiển trung tâm. Nếu bạn đã có một không gian làm việc trong văn phòng, thì đó là nơi tốt nhất để bắt đầu công việc. Nếu bạn làm việc ở nhà, hiển nhiên đó sẽ là vị trí lý tưởng của bạn. Nếu bạn có cả hai vị trí đó, bạn sẽ muốn thiết lập những hệ thống giống nhau, thậm chí có thể trao đổi cho nhau ở cả hai nơi.
Một không gian làm việc cơ bản chỉ là nơi viết giấy tờ và để tài liệu. Những người như quản lý cửa hàng máy móc, y tá hướng dẫn ở cửa bệnh viện hay vú em không cần nhiều hơn những thứ đó. Đối với các chuyên gia, tất nhiên, phòng làm việc sẽ mở rộng, bao gồm điện thoại, máy vi tính, giá sách nhiều ngăn, các ngăn đựng hồ sơ công việc, kệ đựng tài liệu tham khảo. Một vài người có thể cần cả máy fax, máy in, máy chiếu hay thiết bị cho hội nghị đa phương tiện. Một số người khác cũng sẽ cần đồ dùng để luyện tập, nghỉ ngơi và các thú vui riêng.
Một không gian làm việc hiệu quả rất quan trọng. Nếu bạn chưa có một không gian làm việc và lưu giữ tài liệu công việc, hãy tạo ra chúng. Không gian này cần thiết cho sinh viên, người làm việc tại nhà và cả người đã nghỉ hưu. Mỗi người phải có một nơi quản lý, để từ đó giải quyết công việc khác.
Nếu tôi phải tạo ra một nơi làm việc chỉ trong vài phút, tôi sẽ mua một cánh cửa, đặt trên cái tủ hai ngăn kéo, để ba cặp tài liệu trên đó và thêm một tập giấy và một cây bút. Đó sẽ là nơi làm việc lý tưởng của tôi (nếu tôi có thời gian ngồi, tôi cũng sẽ mua một chiếc ghế!). Một vài văn phòng của giám đốc điều hành mà tôi biết đều không hề thiết thực.
Nếu bạn làm việc ở văn phòng, bạn vẫn cần một khoảng không gian ở nhà
Đừng tiết kiệm không gian làm việc ở nhà. Khi bạn khám phá hết tiến trình này, bạn sẽ thấy, có một hệ thống làm việc giống như văn phòng bạn cũng rất quan trọng. Nhiều người làm việc cùng tôi rất bối rối về sự hỗn loạn trong căn nhà của họ, ngược lại với văn phòng làm việc. Họ quên mất giá trị to lớn từ việc tạo ra không gian làm việc giống nhau ở cả hai nơi. Nếu bạn cũng như họ, bạn sẽ thấy rằng, dành một tuần để tạo ra nơi làm việc ở nhà có thể mang tới sự thay đổi lớn lao cho khả năng sắp xếp cuộc sống của bạn.
Một không gian làm việc trong khi di chuyển
Nếu bạn đi lại nhiều như một doanh nhân hay chỉ như một người có lối sống “di động”, bạn cũng sẽ muốn lập ra một văn phòng nhỏ, thuận tiện trong khi di chuyển. Nó bao gồm cặp tài liệu và một bàn để máy vi tính có thể mang theo.
Nhiều người đánh mất cơ hội làm việc năng suất vì không trang bị để tận dụng những khoảng thời gian di chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc khi ở trong môi trường không thuận lợi. Sự kết hợp của tác phong làm việc tốt, những công cụ phù hợp, hệ thống kết nối liên tục ở nhà và nơi làm việc là lực đẩy để hoàn thành công việc.
Đừng chia sẻ không gian!
Có một nơi làm việc của riêng bạn là điều bắt buộc. Ít nhất bạn phải có chỗ để tài liệu cá nhân và xử lý giấy tờ. Có nhiều cặp vợ chồng cố gắng làm việc bên ngoài chiếc bàn ở nhà và luôn tạo sự khác biệt lớn khi họ mở rộng thành hai địa điểm làm việc. Khác xa sự cô lập họ mong đợi, trên thực tế, sự thay đổi làm giảm căng thẳng trong mối quan hệ về vấn đề quản lý những việc linh tinh trong đời sống chung của họ. Một cặp vợ chồng thậm chí quyết định tạo ra một nơi làm việc nhỏ trong bếp khi người vợ ở nhà. Khi đó, cô ấy có thể xử lý công việc trong khi vẫn có thể để mắt đến đứa con nhỏ.
Nhiều tổ chức thích khái niệm “làm khách sạn”: nhờ người tạo ra nơi làm việc “di động” và tự chủ hoàn toàn để họ có thể làm việc ở bất cứ nơi nào và vào bất cứ thời gian nào. Tôi không chắc khái niệm đó sẽ áp dụng trong thực tế tại Mỹ. Bạn tôi, người lập ra mô hình “văn phòng của tương lai” ở Washington D.C, tuyên bố, việc làm khách sạn có xu hướng thất bại do yếu tố ’của tôi!’ − mọi người muốn công việc của riêng họ. Còn tôi cho rằng lý do sâu xa hơn cho sự thất bại này là: ở mức độ kém tỉnh táo hơn, chúng ta không cần sự kháng cự nào để sử dụng hệ thống mình có. Việc phải tiếp tục hư cấu lại tài liệu và hệ thống hồ sơ và cách chúng ta xử lý công việc như thế nào và ở đâu có thể chỉ là nguồn gốc của sự sao nhãng liên tục.
Bạn có thể làm việc ở mọi nơi nếu bạn có một hệ thống hợp lý, rõ ràng và biết cách xử lý công việc nhanh chóng linh hoạt. Nhưng bạn vẫn cần một “trụ sở” ở nhà với những công cụ làm việc hữu ích và một không gian chứa được đầy đủ các tài liệu hỗ trợ và tham khảo. Hầu hết những người tôi làm việc cùng cần ít nhất bốn ngăn hồ sơ cho các loại tài liệu hỗ trợ công việc và tham khảo chung. Thật khó tưởng tượng là có thể di chuyển dễ dàng mọi thứ đó đi.
Tìm ra những công cụ bạn cần
Bạn sẽ cần một số nguồn cung cấp và thiết bị cơ bản để bắt đầu nếu bạn muốn thực hiện toàn bộ công việc này. Hãy chú ý, những công cụ tốt không nhất thiết phải đắt tiền. Thông thường, xét trên khía cạnh công nghệ thấp, những thứ càng “có nhiều công dụng” thì chức năng càng kém.
Những công cụ xử lý cơ bản
Hãy giả định bạn đang bắt đầu từ vạch xuất phát. Để bổ sung cho nơi làm việc, bạn cần:
• Khay đựng giấy tờ (ít nhất ba khay)
• Một tập giấy loại thường
• Một chiếc bút bi/bút chì
• Hộp đựng (cỡ 3x3 cm)
• Kẹp giấy
• Kẹp bìa rời
• Dập ghim và ghim
• Băng dính trong
• Dây chun
• Máy dán nhãn tự động
• Cặp hồ sơ
• Một cuốn lịch
• Sọt rác
Khay đựng giấy tờ
Những chiếc khay này dùng để đựng các tài liệu và các loại giấy tờ hỗ trợ tiến trình làm việc của bạn và/hoặc một đống giấy tờ cần “đọc và xem lại”. Các khay có chức năng sẽ chứa các loại thư từ quan trọng, giúp bạn tránh phải làm những công việc lẻ tẻ.
Giấy viết thông thường
Bạn sẽ sử dụng loại giấy viết thường cho quá trình thu thập đầu tiên. Viết suy nghĩ lên một tờ giấy mang lại giá trị to lớn. Mặc dù hầu hết mọi người đều xử lý thông tin thành từng loại. Vài người khác thì dán những mẩu giấy đơn giản theo từng chủ đề. Bất kỳ trường hợp nào cũng cần nhiều giấy viết để có thể sử dụng dễ dàng.
Hộp đựng, kẹp giấy, đinh ghim,…
Hộp đựng, kẹp giấy, đinh ghim, băng dính trong và dây chun cần để lưu trữ tài liệu giấy tờ. Chúng ta vẫn dùng để lưu trữ giấy tờ và các công cụ đơn giản, thiết yếu.
Máy dán nhãn
Phân loại nhãn hiệu là công cụ quan trọng trong công việc của chúng ta. Ngày nay, hàng nghìn giám đốc điều hành, chuyên gia và những người làm việc tại nhà mà tôi từng làm việc cùng có máy dán nhãn hiệu tự động riêng. Máy dán nhãn hiệu được sử dụng để dán các hồ sơ tài liệu, bìa rời và nhiều thứ khác của bạn.
Trong phần này, tôi giới thiệu loại máy dán Brother rất thông dụng. Mua một chiếc đặt trên bàn và mua thêm một bình ắc quy (để không bao giờ lo hết pin). Bạn cũng có thể mua giấy dán − chữ màu đen trên nền trắng sẽ khiến bạn dễ dàng đọc hơn và cho phép bạn dán lại hồ sơ muốn sử dụng lại. Ngoài ra, bạn cần có phần mềm và máy in để tạo ra nhãn dán.
Cặp hồ sơ
Bạn cần nhiều loại cặp hồ sơ. Bạn cũng có thể cần nhiều móc để cặp tài liệu nếu hệ thống làm hồ sơ của bạn cần. Những cặp đựng tài liệu bằng sợi dây chuối đơn giản rất đẹp phân loại theo mã màu rất phức tạp và không cần thiết. Hệ thống phân loại hồ sơ tham khảo chung của bạn chỉ nên đơn giản.
Cuốn lịch
Mặc dù bạn không cần một cuốn lịch cho những công việc chưa hoàn thành, nhưng bạn sẽ tiếp cận được các hoạt động ghi trên lịch. Như tôi đề cập từ trước, cuốn lịch được dùng không phải để lập danh sách các hoạt động mà để đánh dấu “sự khó khăn” của công việc phải làm vào một ngày hay thời gian cụ thể.
Ngày nay, hầu hết các chuyên gia dùng một số loại lịch làm việc như lịch bỏ túi, lịch xé từng ngày, tuần, năm, phần mềm lịch cá nhân, lịch nhóm được sử dụng trong các công ty (ví dụ Outlook hay Lotus Notes).
Cuốn lịch là công cụ chủ yếu giúp chúng ta “tổ chức sắp xếp”. Nó là một thành phần quan trọng trong việc quản lý các loại tài liệu riêng biệt và nhắc nhở những công việc liên quan đến thời gian cụ thể. Bạn muốn ghi trên lịch nhiều ghi chú và tài liệu nhưng bạn không dừng lại ở đó: cuốn lịch cần phải thống nhất với một hệ thống tổng hợp. Hệ thống này sẽ trở nên rõ ràng khi bạn áp dụng phương pháp này.
Bạn có thể băn khoăn về loại lịch nào tốt cho mình, và tôi sẽ thảo luận chi tiết về điều này trong chương tiếp theo. Còn bây giờ, chỉ sử dụng một cuốn lịch bạn có. Sau khi đã sẵn sàng tiếp cận hệ thống tổng thể, bạn sẽ được tham khảo để quyết định việc sử dụng một công cụ khác.
Sọt rác
Nếu bạn giống hầu hết mọi người, bạn sẽ ném đi những thứ linh tinh, do vậy hãy sẵn sàng để tạo ra một số vật vô giá trị. Một số giám đốc điều hành mà tôi tập huấn nhận thấy một sọt rác lớn ngay bên ngoài văn phòng làm việc hàng ngày sẽ rất hữu ích!
Bạn có cần một hệ thống sắp xếp không?
Việc bạn cần có một hệ thống sắp xếp hay không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố. Bạn đã sẵn sàng sử dụng chưa? Bạn muốn xem lại các hoạt động, chương trình nghị sự và dự án như thế nào? Bạn cần xem lại chúng ở đâu và bao lâu? Vì trí óc không nắm giữ công việc nên bạn hiển nhiên cần một cái gì đó quản lý chuỗi công việc của mình. Bạn có thể duy trì mọi thứ theo công nghệ thấp bằng cách cất giấy tờ trong các cặp tài liệu. Hoặc bạn có thể dùng sổ, phần mềm lập kế hoạch. Hoặc bạn có thể tận dụng sự kết hợp của các yếu tố này.
Tất cả các sản phẩm công nghệ thấp được dùng để thu thập, xử lý và sắp xếp. Khi xử lý thông tin, bạn sẽ hoàn thành nhiều công việc-ít hơn-2 phút. Những hoạt động này cần đến hộp đựng, đinh ghim và kẹp giấy. Đọc tạp chí, báo và những bản ghi nhớ dài đòi hỏi nhiều-hơn-2 phút sẽ được xếp trong chiếc khay khác. Bạn chỉ phải quản lý những thứ còn lại như bảng kiểm kê công việc còn tồn đọng, công việc trên lịch còn ngưng trệ và những việc đánh dấu chờ − đòi hỏi các dạng danh sách khác hoặc các nhóm danh sách tương tự nhau để có thể xem lại.
Những danh sách này có thể quản lý đơn giản bằng công nghệ thấp như giấy tờ đựng trong cặp hồ sơ (ví dụ: đặt từng tờ giấy riêng rẽ cho từng người bạn cần gọi điện trong hồ sơ “gọi điện”); hoặc bằng “công nghệ trung gian” như một cuốn sổ kế hoạch (một tờ giấy có nhan đề “gọi điện”, ở dưới liệt kê tên); hoặc bằng những phiên bản kỹ thuật số công nghệ cao (như loại “gọi điện” trong phần “cần làm” của máy kỹ thuật số cá nhân cầm tay (Palm PDA) hay trong phần “nhiệm vụ” của Microsoft Outlook).
Để chứa các tài liệu tham khảo có thể mang đi (như số điện thoại/địa chỉ liên lạc), hầu hết các công cụ tổ chức được thiết kế để quản lý danh sách (cuốn lịch của bạn là một dạng danh sách − với thời gian và hoạt động cụ thể được sắp xếp theo trình tự thời gian). Từ những năm 1980, có hàng nghìn loại công cụ tổ chức xuất hiện trên thị trường, ban đầu là lịch Day Timers bỏ túi, ngày nay là máy hỗ trợ kỹ thuật số cá nhân (PDAs) và những sản phẩm phần mềm dành cho máy tính cá nhân như Microsoft Outlook và Lotus Notes.
Bạn nên áp dụng cuốn sách Hoàn thành mọi việc - Không hề khó vào những gì mình đang sử dụng hay lắp đặt một hệ thống mới? Câu trả lời là hãy làm bất cứ việc gì giúp bạn thay đổi thái độ, do vậy, bạn sẽ sử dụng những công cụ thích hợp. Cũng có nhiều yếu tố hiệu quả để bạn xem xét. Bạn đã có những thông tin giúp bạn dễ dàng làm việc với các công cụ kỹ thuật số chưa? Bạn có cần một cuốn lịch để đánh dấu các cuộc hẹn không? Bạn có cần một hệ thống nhắc nhở nhỏ gọn để trong cặp hồ sơ không?, v.v… Tôi đã lập ra một vài kế hoạch tuyệt vời và cập nhật cho bản thân bằng cách sử dụng chiếc PDA trong khi chờ bữa tối ở nhà hàng!
Khi cân nhắc liệu có nên tạo ra và sử dụng một hệ thống tổ chức hay không, tất cả những gì tôi cần làm là quản lý các danh sách. Bạn có thể tạo ra một danh sách và xem lại nó dễ dàng, thường xuyên khi cần. Khi bạn biết phải xếp điều gì vào trong danh sách và cách sử dụng chúng thì không có vấn đề gì. Hãy thực hiện với sự đơn giản, tốc độ và niềm vui.
Yếu tố quan trọng của một hệ thống lập hồ sơ
Một hệ thống tham khảo cá nhân có chức năng cao và đơn giản rất quan trọng đối với tiến trình này. Hệ thống lập hồ sơ là thứ đầu tiên tôi đánh giá trước khi bắt đầu làm việc với bất kỳ ai. Như tôi lưu ý trong Chương 2, việc thiếu hệ thống tham khảo chung có thể là một cản trở lớn nhất thực hiện hệ thống quản lý cá nhân, và đối với hầu hết các giám đốc điều hành tôi đã huấn luyện, đây là một trong những cơ hội lớn để cải thiện. Rất nhiều lần tôi đã phải cùng khách hàng đến cửa hàng văn phòng phẩm mua một tủ đựng hồ sơ, một lượng lớn cặp hồ sơ và máy dán nhãn tự động. Do vậy chúng tôi có thể tạo ra một nơi phù hợp để đặt 2/3 “những vật linh tinh” trên bàn, thậm chí trên sàn nhà.
Lưu ý rằng, một hệ thống lập hồ sơ tham khảo chung rất khác so với hệ thống lập hồ sơ cố định cho các bản hợp đồng, thông tin tài chính hoặc các túi tài liệu. Hồ sơ tham khảo chung nên chứa các bài báo, tạp chí, mẩu tin, ghi chú, bản in, fax. Đó là vì những thứ này không phù hợp với hệ thống lập hồ sơ đặc biệt của bạn và cũng không thể đứng riêng biệt trên một ngăn sách (vì chúng là những cuốn sổ tay lò xo và các giấy tờ hội thảo).
Nếu bạn có thư ký hay trợ lý đáng tin cậy quản lý hệ thống cho mình, bạn có thể để tài liệu trong hộp đựng “Hồ sơ X” và gửi nó cho người đó. Nhưng hãy xem bạn còn có những tài liệu hỗ trợ bí mật có thể dùng đến bất cứ lúc nào, thậm chí ngay cả trợ lý của bạn cũng không được biết hay không. Nếu có, bạn vẫn cần có hệ thống của riêng mình, ở trên bàn hay ngay bên cạnh.
Những nhân tố giúp lập hồ sơ thành công
Tôi khuyên bạn nên duy trì hệ thống lập hồ sơ cá nhân. Bạn chỉ mất ít hơn một phút để lấy thứ gì đó ra khỏi hệ thống thông tin hoặc từ email, quyết định rằng nó không cần hoạt động nào ngoài những giá trị tương lai tiềm năng, và lưu trữ nó trong một hệ thống đáng tin cậy. Nếu bạn mất hơn một phút để thực hiện chuỗi hành động này, bạn có cơ hội cải thiện đáng kể. Khi bạn không lập hồ sơ tài liệu, nó sẽ chất thành đống hoặc trở nên lộn xộn. Bên cạnh tiêu chí nhanh, hệ thống này cần phải thoải mái, dễ dàng, phù hợp và hoàn thiện. Bạn cũng sẽ chống lại việc hệ thống thông tin bị trống rỗng vì bạn biết có một thứ gì đó phải được lập hồ sơ, nhưng bạn thậm chí không muốn đọc chúng trên giấy. Hãy cố lên. Tôi đã thấy những người tìm được niềm vui trong công việc khi hệ thống lập hồ sơ cá nhân của họ được tạo ra và hoạt động mạnh.
Bạn phải cảm thấy thoải mái khi lập hồ sơ những mẩu giấy riêng lẻ (kể cả những mẩu ghi chú nguệch ngoạc) theo một chủ đề như khi lập hồ sơ những tài liệu lớn, trang trọng. Có rất nhiều việc phải làm khi lập và sắp xếp hồ sơ bởi mọi người thường vứt chúng bừa bãi trên tủ và ngăn kéo.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo ra một hệ thống tham khảo theo tiêu chuẩn nhanh và dễ dàng chứa đựng mọi thứ. Hệ thống của tôi đem lại hiệu quả tuyệt vời cho tôi và cho những người khác đã từng sử dụng nó. Bạn nên xem xét tất cả các hướng dẫn dưới đây để lập một hệ thống lập hồ sơ tham khảo tự động.
Để hồ sơ tham khảo chung của bạn trong tầm tay. Việc lập hồ sơ phải được làm ngay và dễ dàng. Nếu bạn có nhiều tài liệu phải lập hồ sơ vào bất cứ lúc nào, bạn sẽ có xu hướng chất thành đống thay vì lập hồ sơ cho chúng, và bạn dường như chống lại toàn bộ quá trình này (bởi bạn biết có một việc gì đó cần phải được lập hồ sơ!). Nhiều người tôi đào tạo đã tái thiết kế nơi làm việc của họ và có bốn ngăn đựng hồ sơ tham khảo chung thay cho việc để thành đống trong văn phòng.
Một hệ thống theo thứ tự bảng chữ cái. Tôi có một hệ thống lập hồ sơ theo thứ tự từ A-Z chứ không phải có nhiều hệ thống. Mọi người có xu hướng sử dụng hồ sơ như một hệ thống tổ chức cá nhân nên nỗ lực sắp xếp chúng theo từng công việc hay từng lĩnh vực. Điều này làm tăng số chỗ cất đặt mọi thứ, khiến bạn không nhớ đã để hồ sơ ở đâu. Một hệ thống theo thứ tự bảng chữ cái đơn giản chứa mọi thứ như chủ đề, công việc, con người, công ty. Do vậy, nếu bạn quên đã để nó ở đâu, thì chắc chắn nó chỉ nằm ở một trong ba hoặc bốn vị trí. Bạn có thể đặt ít nhất một tập hợp con của các chủ đề theo từng nhãn mác, giống như “làm vườn − chậu cảnh” và “làm vườn − các ý tưởng”. Chúng sẽ được lập hồ sơ dưới tên L.
Hiện tại, tôi có 4 ngăn hồ sơ cho các hồ sơ tham khảo chung, và mỗi ngăn được đánh dấu rõ ràng bên ngoài −
“A - E”, “F - L”,… Do đó, tôi không phải suy nghĩ xem tài liệu nào cần tìm ở ngăn nào.
Bất cứ khi nào có lượng lớn tài liệu tham khảo về một chủ đề hay một công việc, bạn nên đặt chúng trong một ngăn tủ cố định. Nhưng nếu số lượng không nhiều, bạn có thể xếp chúng theo hệ thống bảng chữ cái.
Có nhiều cặp tài liệu rỗng. Tôi luôn giữ nhiều cặp hồ sơ rỗng, mới trong tầm tay để lấy dễ dàng và xử lý thông tin. Không có gì tệ hơn việc có thứ gì đó trong hồ sơ và không có danh mục nào trống để lấy ra và dễ dàng xử lý. Tôi luôn có một bảng kiểm kê số cặp hồ sơ không được sử dụng. Nguyên tắc làm việc của tôi là: sắp xếp lại trật tự khi số lượng hồ sơ giảm xuống dưới 100.
Để ngăn kéo đựng không hết ¾. Luôn duy trì ngăn kéo đựng ít hơn ¾. Nếu chúng chật cứng, bạn không thể để hồ sơ trong đó và những tài liệu tham khảo sẽ bị chất thành đống. Nếu ngăn kéo đầy, tôi có thể bỏ bớt ra trong khi gọi điện.
Tôi nhận thấy, hầu như ai cũng cố nhồi nhét hồ sơ vào ngăn kéo. Nếu bạn coi trọng khoảng trống trong ngăn kéo và không muốn tiếp tục công việc lập hồ sơ, thì bạn phải giữ cho ngăn kéo luôn rộng để có thể chứa thêm nhiều hồ sơ nữa.
Phản ứng của một số người về vấn đề này là “tôi phải mua thêm tủ đựng hồ sơ” − như thể điều đó thật khủng khiếp. Hãy thoát khỏi tình trạng này. Nếu hồ sơ cần thiết thì giữ lại, đúng không? Và nếu nó không đáng giữ lại, vậy tại sao bạn vẫn giữ nó? Ai đó nói rằng, chúng ta đang ở trong kỷ nguyên thông tin, nếu bạn làm những công việc cản trở bạn… thì thật kém thông minh.
Bạn có thể cần tạo ra một nơi lưu trữ tài liệu tham khảo khác để có một nơi làm việc tiện nghi với các hồ sơ tham khảo trong tầm tay. Các tài liệu như những mẩu ghi chú công việc đã hoàn thành và hồ sơ khách hàng “không còn sử dụng” vẫn cần giữ lại bên ngoài nơi làm việc.
Dán cặp hồ sơ bằng máy dán nhãn tự động. Nhãn dán có thể thay đổi nội dung hồ sơ và mối quan hệ của bạn với chúng. Những hồ sơ được dán nhãn có thể đặt thoải mái trên bàn phòng họp; ai cũng có thể nhận ra chúng; bạn có thể dễ dàng thấy chúng từ khoảng cách xa; và khi mở ngăn kéo hồ sơ, bạn sẽ dễ dàng tìm hồ sơ khi xếp chúng theo thứ tự bảng chữ cái. Điều đó khiến bạn thấy thú vị hơn khi mở ngăn kéo để tìm hoặc cất hồ sơ.
Các hồ sơ được dán nhãn lại đem lại hiệu quả tích cực. Đó là sự thật. Hãy mua và sở hữu một cái máy dán nhãn để toàn bộ hệ thống này làm việc thông suốt. Bất cứ lúc nào bạn cũng cần một chiếc máy dán nhãn sẵn sàng để lập hồ sơ mọi lúc mọi nơi. Đừng dùng chung với người khác! Nếu bạn cần lập hồ sơ mà không có máy dán nhãn, bạn sẽ chỉ chất đống chúng lại. Máy dán nhãn là công cụ cơ bản như chiếc kẹp tài liệu.
Có tủ hồ sơ chất lượng cao. Không gì tệ hơn việc mở ngăn kéo một cách nặng nề và phải nghe một âm thanh chói tai, chỉ vì bạn đang vật lộn với một cái tủ hồ sơ rẻ tiền. Bạn thật sự cần một tủ hồ sơ có thể đóng mở ngăn kéo dễ dàng và vững chắc ngay khi chứa tài liệu đến ¾ tủ.
Loại bỏ các hồ sơ treo nếu có thể. Những người đang sử dụng hồ sơ treo là rất mạo hiểm. Bạn nên loại bỏ hoàn toàn dụng cụ treo hồ sơ và chỉ sử dụng những cặp tài liệu đơn giản và để trong ngăn kéo. Hồ sơ treo kém hiệu quả hơn nhiều bởi nó khiến bạn mất công làm hồ sơ mới và sắp xếp lại trong hệ thống hồ sơ mới.
Đây là một bức thư tôi nhận được gần đây từ một nhà quản lý cấp cao, người đã làm theo lời khuyên của tôi trong hai năm qua khi đầu tư vào dụng cụ treo hồ sơ:
Hệ thống của anh thật tuyệt vời! Tôi chỉ mất bốn ngày làm lại tất cả hồ sơ của tôi ở nhà và văn phòng. Tôi chỉ sử dụng những cặp tài liệu đơn giản theo thứ tự từ A-Z. Thật tuyệt! Thật quá dễ dàng! Nhờ thế, bàn làm việc của tôi gọn gàng hơn nhiều và tôi không còn những chồng tài liệu “cần được lập hồ sơ” xung quanh nữa!
Nếu bạn không thể… Nhiều người gặp trở ngại với hệ thống hồ sơ treo, ít nhất là trong công việc, bởi các tủ đựng hồ sơ treo trở thành một vấn đề rắc rối. Nếu bạn phải làm việc với các hồ sơ treo, tôi khuyên bạn nên:
• Dán nhãn vào hồ sơ chứ không phải vào móc treo. Nhờ đó, bạn có thể mang cặp hồ sơ đi họp hay đi du lịch mà không cần mang theo móc treo.
• Chỉ sử dụng một cặp hồ sơ cho một công việc. Điều này giúp cho ngăn kéo của bạn gọn gàng và hạn chế khó khăn khi hồ sơ của bạn không đồng bộ. Bạn phải tái chuẩn hóa hồ sơ trong hệ thống bảng chữ cái vì một cặp chứa đầy hồ sơ sẽ phát sinh nhiều rắc rối.
• Sử dụng các hồ sơ đơn giản và có sẵn trong nhiều cặp hồ sơ mới để có thể tạo nhiều hồ sơ mới.
Dọn dẹp hồ sơ ít nhất một lần một năm. Dọn dẹp hồ sơ giúp chúng không bị hư hại và bạn được thoải mái cất giữ “những thứ bạn cần”. Bạn biết rằng mọi việc sẽ được đánh giá lại trong khoảng hai tháng và bạn có thể quyết định nên giữ lại hồ sơ nào. Như tôi đã nói, tôi dọn dẹp hồ sơ khi đang gọi điện (vì đó thường là những cuộc điện thoại kéo dài!).
Tôi khuyên các tổ chức (nếu chưa từng làm công việc này) nên dành một ngày tổng vệ sinh: gác máy điện thoại và bắt tay vào đống hồ sơ lưu trữ . Một ngày tổng vệ sinh cá nhân chính là cơ hội lý tưởng làm mới hồ sơ.
Việc cuối cùng phải chuẩn bị...
Đôi khi bạn bị cản trở, bạn quên công việc phải làm, và bạn có các công cụ cơ bản để bắt đầu thực hiện theo phương pháp này. Bây giờ thì sao?
Nếu bạn quyết định dành thời gian xây dựng hệ thống công việc, bạn sẽ có nhiều hơn một việc cần làm để đạt được hiệu quả tối đa: bạn phải dọn dẹp các tập hồ sơ trong lúc họp.
Nếu bạn cần gọi điện cho ai đó, thư ký của bạn chuyển một vài thứ cho bạn hoặc bạn cùng vợ/chồng phải làm một việc gì đó, hãy làm ngay! Hãy cam kết với bản thân khi nào bạn sẽ tiến hành công việc và luôn ghi nhớ.
Khi tôi bắt đầu huấn luyện mọi người, họ tận dụng tôi như một nguồn cung cấp cho họ lúc đó, họ vẫn có những việc phải làm trước khi chúng tôi kết thúc một ngày làm việc và họ chưa sắp xếp những công việc đó vào hệ thống. Họ sẽ nói: “Vâng, tôi sẽ gọi điện cho khách hàng này vào lúc khác”, hoặc “Tôi phải hỏi lại vợ/chồng tôi để biết liệu cô ấy/ anh ấy có quên vé tối nay không”. Tôi nghĩ, chính vì sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm nên nhiều người đang thờ ơ với trách nhiệm của mình trước những vấn đề đơn giản đang diễn ra.
Vậy bạn đã nắm bắt được tất cả chưa? Đã đến lúc tập hợp đại diện của các chi nhánh của bạn vào một nơi.